Jak przyspieszymy obieg dokumentów w przedsiębiorstwie, czyli o nowoczesnej księgowości

Właściciel prawie każdego przedsiębiorstwa miał do czynienia z tym problemem: nim faktury trafią do archiwizacji, powinny zostać parafowane przez część pracowników. Proces jest długi i zawiły, ale istnieje prosty patent na jego ułatwienie. Jaki?
faktura
Napisał: VLCinéaste
Na podstawie: http://www.flickr.com
Obieg faktur pomiędzy pracownikami często bywa koszmarem. Proces jest nieusystematyzowany, każda faktura wraca do pracownika parokrotnie, lub ginie gdzieś wśród innych dokumentacji… Na szczęście, istnieją proste rozwiązania, ułatwiające obieg faktur. Workflow faktur, czyli obieg dokumentacji, opiera się na precyzyjnym rozplanowaniu kto, dla kogo i kiedy wręcza faktury.

Jeśli opisywany wątek jest dla Ciebie atrakcyjny, to odwiedź więcej informacji na podobne zagadnienia, które będą dla Ciebie niesamowicie pasjonujące.





Proces zazwyczaj rozpisany jest za pośrednictwem grafik i dzieli się na parę etapów. Każdy z nich dotyczy zainteresowanych pracowników oraz określa zakres ich kompetencji. Opisuje także, jaki powinien być stan dokumentacji w poszczególnych częściach. Workflow faktur może zostać opracowany i nadzorowany przez fachowe rozwiązania komputerowe, ale właściciele firm mogą pójść jeszcze krok dalej w usprawnianiu procesu i postawić na zautomatyzowany obieg faktur - . Do systemu wprowadzamy podstawowe cechy dokumentu, tzn. jego numer porządkowy, kwotę, na którą opiewa oraz walutę rozliczeniową.

faktura
Napisał: Steve Jurvetson
Na podstawie: http://www.flickr.com
Następnie wprowadzamy szczegółowe daty (np. otrzymania, wysłania, wpływu kwoty) oraz dane klienta. Możemy budować swoje bazy danych kontrahentów, dzięki czemu, wypełnianie takich faktur będzie jeszcze sprawniejsze. Następnie planujemy, jak będzie przebiegał obieg faktur - więcej informacji o obiegu faktur. System samodzielnie także może nam zaprojektować jego przebieg. W efekcie powstaje diagram, wyszczególniający do kogo i w jakim czasie trafi konkretny dokument. Tok kończy zatwierdzenie faktury przez wskazaną osobę i ostateczna archiwizacja.

Elektroniczny obieg faktur w naszej firmie znacznie usprawni przepływ dokumentów między pracownikami i zapewni większą przejrzystość w dokumentacji. Cały proces możemy rozpisać za pomocą specjalnych rozwiązań i dodatkowo wypróbować elektroniczny obieg dokumentów. Rozwiązania, które nam to umożliwią są dostarczane też przez polskie firmy. Już teraz korzysta z nich kilkadziesiąt tysięcy osób.

Opublikowany przez Administrator w dniu 2019-05-13 18:38:13
Tagi: dokumenty, Faktura, rozliczenie